地方公共団体等のDX事例

展開地域名: 熊本県熊本市

分野:

住民窓口サービス

キーワード:

自動化

業務効率化

ワークフロー

マイナンバーカード

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解決すべき課題

■市民目線
・申請書、届出書の書き方が難しくて、分からない。
・どこの窓口に行けばいいか分からない。
・申請書の種類が多く、何度も同じ情報を申請書毎に書かなければならない。
例：熊本市に転入時、「住民票の写し」と「印鑑登録証明書」が欲しい場合、住民異動届、住民票関係交付申請書、印鑑登録申請書、印鑑登録証明書交付申請書の 4 枚に氏名、住所、生年月日等の記入が必要。

■職員目線
・妊娠や障がい等に関して、窓口で市民に直接聞きづらい点があり、案内漏れのリスクがある。
・職員が届出情報をシステムに手入力する場合、入力ミスのリスクがあり、業務負荷となっている。
※中央区民課では約 100 件/月間の入力ミスが発生。

解決の手法

窓口に「タブレット端末」、「暗号化機能付QRコード」、「RPA」等のICTソリューションを活用し、「届出ナビシステム」を開発した。

■ 手続きや案内の分かりやすさ・正確性の向上、各種証明書取得までの待ち時間短縮等、市民サービスが向上した。
■ 機械にできる仕事は機械に転換し、職員は、省力化により生まれた時間を本来注力すべき業務に充てた。

解決における工夫点

マイナンバーカードの券面4情報を読み取って、市民が入力する項目を削減し、申請書と暗号化機能付きQRコードを印刷する。
印刷された申請内容を審査し、QRコードを介してCSV化し、基幹システムへRPAを利用して登録を行うことで、職員の入力ミスのリスクをなくし、業務負荷を軽減している。

事例による成果

■市民と職員の Win（時間削減の効果）
窓口での受付開始から住記システムへの登録完了までの時間に関して
市民の待ち時間（効果算出より）・・・平均４分３０秒/件短縮
職員の業務時間（効果算出より）・・・平均 7 分００秒/件削減

■職員の業務時間削減の内訳としては、
・入力業務の省力化: 平均 4 分 30 秒/件
・窓口～最終審査までの各フェーズにおける特定住所・学校区の紙台帳確認
の効率化: 平均 2 分 30 秒/件

事例の継続性

継続運用中

参考資料

本事例は、「2022年度夏のDigi田甲子園　熊本県の取り組み」を中心として、以下の資料を参照して編集しています。
※ 以下の資料の参照先は、調査時点でのものです。参照先の構成によっては、リンク切れとなっている場合があります。あらかじめご承知おきください。

■2022年度夏のDigi田甲子園　熊本県の取り組み
https://www.cas.go.jp/jp/seisaku/digitaldenen/archives/koushien/chiiki/kumamoto.html

■専用タブレットで住民異動届ができます！
https://www.city.kumamoto.jp/hpKiji/pub/detail.aspx?c_id=5&id=29078&e_id=14

■熊本市行政サービスDXアクションプラン【概要版】令和２年11月
https://www.city.kumamoto.jp/common/UploadFileDsp.aspx?c_id=5&id=34693&sub_id=1&flid=247431

事例に関する問い合わせ先

文化市民局市民生活部地域政策課
096-328-2031
Email: chiikiseisaku@city.kumamoto.lg.jp

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